轻松管理团队知识：8款中小企业顶级知识库软件

2024-12-30 13:27:40 | 来源: 互联网整理

为此，我整理了8款2024年适合中小型团队的顶级知识库软件，并对每个软件进行了详细的分析。在接下来的文章中，我将一一介绍这些软件的核心功能、优势以及适用场景，帮助您做出明智的选择。无论您是希望改进现有的知识管理系统，还是首次尝试引入知识库软件，这里的内容都将为您提供有价值的参考。继续阅读，为您的团队找到最好的知识库软件！

1、PingCode

PingCode知识库工具的核心使用场景包括：工业和科研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试指令、流程和系统指令；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问题解答、在线手册等；教育/培训，例如帮助培训师和学生分享、管理和学习材料和视频，以提高学习效率和质量；官网文档，如帮助中心、操作手册等资料直接发布到外部网站上，搭建对外宣传和帮助支持的窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、宣传、月报……）、数据收集、创意收集、内部问题讨论、竞品情报等；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

PingCode知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存和同步、历史版本快速追溯；文档支持分享、关注、评论、注释，并可在消息/飞书等第三方账号中接收提醒；支持丰富的文本编辑支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建和复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项和工作具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级权限控制、水印、审核等；AI智能助手；

该工具的优点是产品开箱即用，简单易用，产品和服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；本地化，支持新创、麒麟等；支持私有部署、定制、SaaS购买/部署方式；国际信息安全体系认证和细粒度权限控制，确保安全；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一个非常适合项目文档管理的系统。提供灵活的项目文档管理和无限企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘。通过统一的知识库平台，可以对分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还可以帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile还提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进度。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间有效地共享文件和协作，确保信息的顺利传递和有效的沟通。总体而言，Worktile在提高团队协作效率和项目管理方面表现良好，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、石墨文档

石墨文档是中国领先的在线协同办公软件，专为提高团队协作效率而设计。支持多人同时编辑文档、表格、幻灯片，适合复杂文档排版、实时协作、远程工作。用户可以跨设备、跨平台访问文档，实现无缝办公体验。

主要功能包括文档实时编辑、版本控制、全文检索、文件历史追溯等。 Graphite Document还支持插入图片、视频和各种附件，并提供丰富的模板库，方便用户创建各种文档。同时，企业用户可以使用高级权限管理、内容加密、协同工作等功能。

其优势在于其简单直观的用户界面、多功能的文档编辑功能以及强大的团队协作支持。这使得Graphite Document不仅适合小型团队的日常使用，也能满足大中型企业的专业需求。其多设备支持和实时同步能力特别适合需要高效协作和即时沟通的团队。

适用的用户场景包括企业内部文档管理、项目协作、计划讨论、会议记录和数据共享等。Graphite Document适合需要频繁协作的团队。无论是教育机构、科技公司还是创意团队，这个工具都可以提高工作效率。

官方网站：shimo.im

4、语雀

语雀是阿里巴巴推出的一款在线文档和知识库工具，专为团队协作和知识管理而设计。它以强大的文档编辑和管理功能而著称，支持多用户实时协作，是中小型团队管理知识和文档的理想选择。语雀不仅提供文本编辑，还支持数据表、思维导图等多媒体元素的插入，增强了文档的表达能力）。

语雀的主要功能包括多格式文档编辑、实时协作、版本控制和强大的搜索功能。其独有的“画板”、“数据表格”等功能，可以将思维导图和结构化数据展示整合到文档中。此外，语雀还支持团队内部的权限管理，保证敏感信息的安全。

官方网站：https://www.yuque.com

5、飞书知识库

的主要功能包括文档管理、内容分类、层次页面树等，通过这些功能，用户可以轻松地组织和管理大量的文档资料。此外，飞书知识库还支持多种格式的文件编辑和存储，并提供实时协作和权限控制功能，保证知识的安全性和可控性。

优点主要在于其易用性和灵活性。飞书知识库不仅支持多平台使用，还可以与其他飞书工具无缝集成，提高团队整体工作效率。同时，其界面友好、易于使用，适合各类用户快速适应。

适用的用户场景包括企业内部的知识管理和共享，适合各行业的中小型团队。特别适合需要集中管理文档、开发内部培训材料或建设企业文化的团队。无论是跨部门协作，还是个人数据管理，飞书知识库都能提供全面支持。

官方网站：www.feishu.cn/product/wiki

6、有道云笔记

有道云笔记是网易有道推出的一款在线数据库软件，旨在为个人和团队提供高效的文档管理和协作平台。软件支持多种录音方式，包括文字、图片、语音、手写等，并具有跨平台同步功能，适用于PC、Mac、Android、iPhone、iPad等设备。

主要功能方面，有道云笔记提供了丰富的工具，如OCR文字识别、语音速记、PDF转Word、双链笔记以及Markdown支持等，用户可以通过这些轻松创建、编辑和管理笔记内容。功能，特别是在处理复杂文档和跨平台操作时。

优势包括强大的多端同步能力，保证用户随时随地访问最新文档。同时还提供3G免费存储空间以及内容加密、多重备份等多种安全措施，确保数据安全稳定。

适用的用户场景涵盖了从日常笔记、学习笔记到团队项目协作的各种场景。无论是个人用户记录生活的每一个细节，还是企业团队协作处理项目文件，有道云笔记都可以提供便捷的解决方案。

官网：https://note.youdao.com

7、Document360

主要功能包括支持Markdown和所见即所得编辑器，允许用户选择自己喜欢的文档编辑方式。同时具有强大的搜索功能、版本控制、类别管理、内容复用功能，支持多语言和自定义域名。这些功能使Document360 在文档创建和管理方面具有高度灵活性和可定制性。

其优势在于其用户友好的界面和广泛的集成功能，例如与Slack、Microsoft Teams 和Zendesk 等工具的无缝集成。此外，Document360还提供详细的分析报告，可以跟踪内容使用情况和用户参与度，从而帮助企业优化其知识库的内容和结构。

适用的用户场景包括需要构建内部知识库的企业，以及希望向客户提供自助知识库的组织。特别适合中小企业或团队，帮助他们提高信息共享效率、降低内部培训成本、提高客户满意度。

官方网站：https://document360.com

8、Notion

Notion是一款多功能知识库软件，不仅支持团队文档的创建和组织，还提供任务管理、笔记和数据库功能，使其成为团队协作的理想工具。它允许用户创建一个集中的知识库，包括公司政策、项目详细信息、团队信息等，帮助团队快速访问所需信息并提高工作效率。

主要功能方面，Notion提供了灵活的文档编辑和组织工具，包括所见即所得编辑器和Markdown支持。用户可以创建和自定义页面和数据库，并设置标签和属性以轻松管理和分类内容。其实时协作功能允许团队成员一起编辑和更新内容，确保信息始终最新。

Notion 的优势在于其高度定制化和易用性。用户可以根据公司的特定需求定制知识库的结构和内容的显示方式。此外，Notion支持多设备访问，确保团队成员随时随地访问信息。 Notion还集成了AI功能，以提高信息检索和内容管理的效率。

适用的用户场景包括任何需要集中管理信息的团队，尤其是需要跨部门协作的公司。非常适合公司内部的知识管理，如培训资料、项目文档和团队名录等，也可以作为客户支持工具，帮助客户自行解决常见问题。

官方网站：notification.so

如何判断哪种知识库软件适合团队

在选择知识库软件之前，首先了解您团队的实际需求。您的团队需要简单的文档管理功能，还是需要复杂的协作和自动化工具？考虑到您团队的规模、技术能力和未来的发展，选择满足您当前需求且可扩展的系统至关重要。

然后您需要研究市场上的选择。阅读用户评论和案例研究可以帮助您了解各种软件的性能和用户满意度。例如，根据对中小企业的调查，用户对高度定制的知识库软件更加满意。

另外，需要试用，大多数知识库软件都提供免费试用期。利用这个机会让团队成员测试软件的各种功能。检查该软件是否与您团队的工作流程兼容、易于使用并解决特定的知识管理问题。

开源与商业知识库软件的优劣有哪些

开源软件通常是免费且可自由定制的，这对于技术能力强的团队来说非常有用，因为他们可以根据自己的特定需求定制软件。然而，开源解决方案通常需要您自己维护和更新它们，这可能需要额外的时间和资源。

商业软件提供专业支持和定期更新。这些软件通常包括客户服务和技术支持，以帮助快速解决使用过程中的问题。据《福布斯》报道，对于缺乏IT支持的中小企业来说，商业软件因其即插即用的特性和持续的技术支持而更受欢迎。

在评估这两种类型时，重要的是要考虑长期成本和团队的具体能力。开源软件的初始投资可能较低，但从长远来看可能需要更多的技术支持。虽然商业软件的初始成本较高，但通常更稳定可靠。

选择知识库软件时应考虑哪些关键功能

首先考虑用户界面。直观易用的界面可以大大提高团队的接受度和使用频率。界面应该简单，功能易于访问。

第二个是搜索功能。强大的搜索工具是知识库软件的核心。确保软件能够快速、准确地检索所需的信息。标签、类别搜索等高级搜索选项也非常有用。

还要考虑集成能力。知识库软件应该能够与电子邮件、项目管理软件和CRM 系统等现有工具无缝集成。这简化了工作流程并避免了应用程序之间重复的数据输入。

知识库软件的最新趋势是什么

人工智能的融合是最新趋势之一。自然语言处理、机器学习等人工智能技术正在应用于知识库软件。这些技术可以提供更智能的搜索、内容分类和自动标记。

移动优先，随着远程工作变得越来越普遍，移动访问变得越来越重要。优秀的知识库软件应该支持跨平台访问，包括移动友好性，确保团队成员可以随时随地访问信息。

可持续性和安全性、数据安全始终是企业关注的焦点。好的知识库软件不仅可以提供强大的安全功能，例如多因素身份验证和数据加密，还可以确保遵守GDPR 等数据保护法规。

如何利用知识库软件提升中小团队的工作效率

为了加强协作，知识库软件支持团队成员实时协作处理文档，使团队成员无论身在何处都可以共同编辑、讨论和更新文档。

促进学习和发展，知识库不仅是存储信息的地方，更是学习和发展的平台。通过定期更新的教程和培训材料，新员工可以快速了解公司的流程和文化，更快上手。

总结

常见问答（FAQs）

1. 什么是知识库软件？它可以帮助我的团队做什么？

2、中小型团队在选择知识库软件时应该考虑哪些因素？

在选择知识库软件时，团队应考虑界面的易用性、搜索功能的强度、与现有工具集成的能力以及软件的定制选项。此外，还要关注成本和客户支持，以确保软件满足您团队的特定需求。

3. 开源知识库软件和商业软件的主要区别是什么？

开源软件通常是免费的、可定制的，但需要一定的技术支持和维护。商业软件提供专业的支持服务和定期更新，适合缺乏IT资源的团队。选择哪种类型的知识库软件应根据您团队的技术能力和预算。

4. 知识库软件的最新趋势是什么？

最新趋势包括集成人工智能（AI）技术以改进搜索和自动分类功能以增强用户体验。此外，移动优化和数据安全是关键考虑因素，确保团队成员可以随时访问安全的知识库。

5、如何保证团队成员积极使用知识库软件？